Comment écrire une lettre, quelle courtoisie devrait être utilisée ? Guide de rédaction d’un courriel L’ art épistolaire réagit à toute une série de petites codifications qui en font leur charme. Écrivez une bonne lettre (une belle lettre !) tout d’abord, il faut comprendre sa structure et comprendre sa raison d’être. En conséquence, les célèbres formules de salutation et de courtoisie sont placées, qui varient en fonction de la personne à qui vous êtes adressé.
Essayons d’abord d’analyser le résumé et la structure formelle d’un e-mail avant de décrire en détail les formules et leurs variations.
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Plan de l'article
La structure de la lettre
Pour qu’une lettre soit efficace, elle doit répondre à une structure cohérente qui permet au lecteur d’identifier toutes les informations nécessaires. Une bonne lettre est divisée en trois parties : la tête, le corps, la courtoisie ou salutation
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L’ en-tête
L’ en-tête permet au destinataire d’identifier directement l’auteur de la lettre, le lieu, la date de rédaction et, éventuellement, l’objet de la lettre.
En
haut à gauche, l’auteur indique son titre de courtoisie, son prénom et, enfin, son nom de famille. Dans la plupart des cas, le titre de courtoisie est M. ou Madame (Mademoiselle n’existe plus sur le plan administratif, à moins que la personne ne veuille le dire ou si elle est une très jeune fille). L’utilisation des titres académiques est possible : professeur, médecin (bien que ce dernier soit fondamentalement accepté uniquement pour les médecins) ; militaire : général, colonel,… ; ou aristocratique : Baron, Comte, Duc, Prince,…
Sous le nom, l’information est placée, à partir de la respective au général, pour présenter et localiser l’auteur de la lettre. Il est recommandé que sa fonction soit clarifiée d’abord, le Institution/entreprise, puis l’adresse (rue, code postal, ville, pays). Notez qu’une adresse commence par un nombre, suivi d’une virgule, puis du nom de rue. En Belgique, il est permis d’écrire d’abord le nom de la rue, la virgule et enfin le numéro.
Exemple (si vous voulez contacter le vrai M. I rene, il est ici) :
Seigneur, je dis Mnémoniste 123, Rue du Pré 1000 Bruxelles
Belgique Sur la droite, il est permis d’indiquer le destinataire du courrier, qui suit la même règle que pour l’auteur : de personne en général.
La date est sur la droite, un double paragraphe au-dessous du destinataire (si la décision de préciser cela a été prise) ou un paragraphe au-dessous de l’auteur sur la droite. Elle doit être structurée et suivre le lieu d’écriture : Bruxelles, 17 juillet 2016
L’ objet de la lettre est facultatif, mais conseillé lors de l’envoi d’un courriel à une administration ou entreprise.
La partie principale de la lettre
Après ces considérations informatives, il est temps d’aller de l’avant avec la rédaction du poste. À cette fin, le texte d’une bonne lettre est divisé en trois parties : introduction, développement, conclusion.
Une lettre ne doit pas être longue pour être efficace.
L’ initiation commence par un formulaire d’appel et dépend donc de la qualité du bénéficiaire. En général, une introduction classique consiste en « Monsieur » ou « Madame ». Si la lettre est destinée à plus d’une personne ou d’une personne dont le sexe (ou l’identité) est inconnu, l’emploi de « Madame, Monsieur » est requis. Selon Madame ou Monsieur, l’apposition du nom de famille du destinataire doit être évitée en raison de son caractère complexe ou solennel.
L’ utilisation de la dear/aventure est réservée aux personnes que nous connaissons parce qu’elles ont une familiarité. « Cher Monsieur » devrait être évité si la personne n’a jamais traversé. D’autre part, « Cher ami » ou « Cher collègue » sont autorisés lorsque les gens sont relativement proches avec « Mon cher ami », « Cher ami », « Cher ami », « Cher ami », « Chère sœur », etc.
Si le bénéficiaire a une fonction officielle, cela doit être indiqué dans l’appel : « M. Directeur », « Madame Adjoint », « Maître », « Docteur », etc.
Les combinaisons sont possibles en fonction du degré de proximité : « Madame Députée, cher ami » ou « Doyen, cher collègue », etc.
Les titres et fonctions exercés par les femmes sont attribués aux femmes : présidente, adjointe, docteur, etc. Sans exhaustivité, la plupart des formulaires d’appel sont répétés à la fin de l’article avec leur salutation.
Entré dans l’appel, il est nécessaire d’introduire le sujet sans être brusque. C’est à tout prix nécessaire pour éviter les crochets du type : « Je vous contacte pour cela », « le but de cette lettre est », « Je vais vous informer cela » ! Une entrée dans l’affaire qui mène au sujet est essentielle pour rappeler un rendez-vous, une conversation, une lettre antérieure, etc.
Par exemple : « Après notre conversation téléphonique de… », « Après notre dernière réunion… », « Pour traiter votre demande… », « Je suis désolé… », « Merci pour votre email de… », « Je serai heureux de le partager avec vous… », etc.
L’ introduction devrait être claire et facile et aboutir au développement.
développement Le est la suite logique de l’introduction. Il présente chacun des articles annoncés et les achemine de manière cohérente.
Afin de structurer correctement le développement (d’où la plupart de la lettre), il vaut la peine de recourir aux paragraphes et éviter la surcharge : un élément ou un Idée par paragraphe. Les paragraphes doivent être reliés par des mots pliables et des connexions correspondantes.
L’ utilisation d’adverbes est recommandée : d’ailleurs, mais aussi par ailleurs, etc. L’énumération fournit une structure intéressante, il est préférable d’utiliser des adverbes pour hiérarchiser les éléments, plutôt que des points numérotés qui constituent une certaine rigidité ou agressivité. Par exemple, il est facile de prioriser quatre arguments, grâce à : « d’abord, puis puis enfin ». Ou en utilisant « d’un côté » et « de l’autre » pour exprimer deux éléments. Comme déjà mentionné, la longueur de la lettre n’affecte pas son efficacité. Si, par contre, la lettre couvre plus d’une page, il faut veiller à ne pas couper un mot au bas de la page et, en particulier, éviter que la dernière page ne contienne que les formules de courtoisie et de signature.
Le Laconclusion est l’avant-dernier paragraphe de la lettre. Il comprend les éléments du développement de manière synthétique et doit être associé à l’ introduction . Le triptyque « Introduction — Développement — Conclusion », qu’il s’agisse d’une lettre, d’un essai ou d’une œuvre, doit coïncider avec lui-même, former une « boucle » et relier les éléments ensemble.
Selon le type de poste, la conclusion se termine par une proposition, une demande, une recommandation, un avis, etc. Par exemple : « En conclusion, je propose que… », « Pour les raisons exposées ci-dessus, j’espère que… », « Je suis à votre disposition pour discuter de la portée des possibles… », « En conclusion, je recommande… », etc.
Si la lettre est courte, il est possible que la formule de courtoisie ou de salutation serve de conclusion.
La courtoisie une lettre ou une formule de salutation
Chaque lettre se termine par une formule de courtoisie, également appelée salutation. La principale difficulté de cette formule est qu’elle varie (ou la révérence) en fonction de la position du destinataire, des relations hiérarchiques avec le destinataire, des coutumes et pratiques de l’institution/administration/entreprise, de la position que vous souhaitez prendre en termes d’adresse et de respect voudrait. Il y a donc beaucoup de paramètres à considérer !
La formule de courtoisie suit toujours une structure du type : partie verbale (généralement deux verbes, tels que la prière et l’accord, qui caractérisent le degré de révérence) – forme de vocation (titre du destinataire) – formule finale (confirmation du degré de respect et de proximité).
Il est donc nécessaire de distinguer l’utilisation des verbes : les obtenir, les croire et les accepter et les utiliser selon la Position que l’auteur de la lettre voudrait assumer auprès du destinataire. Par ordre de respect et de révérence, en d’autres termes, proximité et familiarité : on prie pour recevoir, croire et enfin s’entendre. Dans de rares cas (lettre à un haut fonctionnaire d’un bureau religieux ou désir de prendre une position extrêmement basse), le respect ultime est d’utiliser le Verbdaigner au lieu de vouloir ou de prier : « Daignez d’accord ».
Le même genre de différence doit être fait lors de l’utilisation de la formule finale, selon la position hiérarchique du destinataire : les assurances sont moins respectueuses que l’expression, et les salutations sont moins ouvertes que la considération ou les sentiments. Dans le même état d’esprit, « Distinguished » signifie moins de respect que « dévoué ».
Pour un « même » nous présentons « Salutations distinguées » ou « salutations sincères » ; Le supérieur est présenté « l’assurance de mes hautes réflexions », « l’assurance de mes considérations exceptionnelles », « l’expression de mes sentiments de dévotion » ; Au ministre ou à un haut fonctionnaire, nous présentons « l’assurance de mes plus hautes considérations », « l’expression de mes sentiments les plus remarquables », « l’expression de mes sentiments très respectueux ».
Des combinaisons sont possibles : « mon profond respect », « mon engagement respectueux », « ma sympathie respectueuse », « ma plus haute considération », etc.
En règle générale,il est spécifié : « S’il vous plaît, monsieur, recevez l’assurance de mes réflexions exceptionnelles », « S’il vous plaît, croyez, femme, dans la certitude de mes meilleurs sentiments », ou « S’il vous plaît, Madame, Seigneur, recevez l’expression de mes excellents sentiments.
En fonction des titres et des position que nous spécifions : « Je vous demande, Monsieur le Directeur, d’accepter l’assurance de mes remarquables considérations », « Veuillez accepter, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus importants », « Veuillez accepter, Madame la Présidente, l’expression de mon engagement ».
De manière moins formelleou plus amicale, nous précisons : « S’il vous plaît, monsieur, la certitude de mes sentiments respectueux », « Croyez-vous, chère femme, dans mes meilleurs sentiments ». Ou d’une manière moins formelle et au moins en incitant à la plus honteuse (ou à côté du moindre) : amical, gentil, amitiés, bien sûr pour vous, sincères, cordiales, cordiales, très chaleureuses. Il est possible d’établir des phrases finales et simplifiées telles que « amical », « sincère » de votre « etc.
Cependant, soulignons que cette Les formules finales simplifiées ne peuvent être utilisées que dans des courriels ou courriels privés et ne peuvent pas être adressées aux institutions ou aux administrations.
Traditionnel,poétiqueou romantique, nous indiquons : « Mon hommage », « Mes sentiments respectueux » quand un homme s’adresse à une femme. « Mes sentiments aimables », « Ma mémoire amicale », « Mes meilleurs sentiments », « Toute notre amitié ».
La signature
La signature ferme la lettre. Il est placé sous la formule finale (double paragraphe minimum) sur la droite. En général, le nom est indiqué sous la signature, éventuellement avec la fonction de l’auteur de la lettre.
Enfin, une écriture efficace et bien structurée respecte l’appel avec la fonction du destinataire, un développement organisé et logique pour créer un brève conclusion, qui est liée au sujet ou aux questions, et une formule de courtoisie finale qui définit la position de l’auteur au lecteur.
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Illustration de la structure d’une lettre : L’ordre de ses parties de l’en-tête au calcul.
